Mitspracherecht
Verwalten, vorbereiten und eine Meinung abgeben. Im Vorstandsbüro Lörrach hast du Verantwortung und Mitspracherecht!
Büro des Vorstands Jobs
Immer am Puls der Stadtspitze
Damit Lörrach gut geführt wird, braucht es Menschen, die Überblick behalten, die richtigen Verbindungen schaffen und für reibungslose Abläufe im Hintergrund sorgen.
Großprojekte Verwalten
In Lörrach oder sogar Ländergrenzen überschreitend ist das Büro des Vorstands die zentrale Kooditnationsstelle.
Unser Büro des Vorstands-Selbstverständnis
Strategisch – Verbindend – Strukturiert
Unsere Arbeit ist die Organisation der Stadt und all ihrer Anliegen
Offene Stellen
Unser Fachbereich Büro des Vorstands ist unterteilt in folgende Teams
Assistenz & Vorstandssekretariat
Im Vorzimmer der Stadtspitze laufen alle Fäden zusammen.
Du koordinierst Termine, bereitest Sitzungen vor und hältst Oberbürgermeister und Bürgermeisterin den Rücken frei.
Eine Aufgabe mit Verantwortung, Nähe zur Verwaltungsspitze und viel Vertrauen.
Grenzüberschreitende Zusammenarbeit
Lörrach liegt im Herzen Europas, und wir arbeiten daran mit.
Der Fokus liegt auf der Beratung zu Förderfonds auf europäischer und regionaler Ebene.
Auch der Austausch mit Partnerkommunen im grenznahen Raum gehört dazu.
Projektmanagement-Office (PMO)
Das PMO unterstützt die strategische Steuerung von Großprojekten innerhalb der Stadtverwaltung.
Hier laufen die großen städtischen Projekte zusammen und werden geplant, koordiniert und für Politik und Verwaltung aufbereitet.
Wer Stadtentwicklung verstehen will, sieht hier, wie Themen strukturiert vorangebracht werden.
Ein typischer Tag als Büro des Vorstands-Spezialist:in
Ankommen und Überblick verschaffen
- Tagesstruktur prüfen
- Posteingang und E-Mails sichten
- Abstimmung mit Büroleitung oder Stadtspitze
Termine vorbereiten und organisieren
- Unterlagen für OB- und BM-Termine zusammenstellen
- Besprechungen abstimmen und Kalender pflegen
- Themen für die Stadtspitze bündeln
Die Region im Blick behalten
- Förderanfragen prüfen und dokumentieren
- Abstimmung mit externen Partner:innen
- Unterstützung bei grenzüberschreitenden Themen
Gemeinsame Pause im Rathausumfeld
- Mittagessen mit Kolleg:innen
- informeller Austausch über aktuelle Themen
Projekte strukturieren und steuern
- PMO-Gespräche zu laufenden Projekten
- Statusberichte aufbereiten
- Entscheidungsgrundlagen für Gremien erstellen
Kommunikation und Dokumentation
- E-Mails und Rückfragen bearbeiten
- Tagesdokumentation und Systempflege
- Abläufe nachbereiten
Tagesabschluss und Planung
- Termine für den Folgetag vorbereiten
- letzte Rücksprachen mit der Stadtspitze
- Dokumentation abschließen
Neben den wechselnden Aufgaben gibt es auch Abläufe, die den Alltag im Büro des Vorstands strukturieren. Sie sorgen dafür, dass alles reibungslos funktioniert und gut dokumentiert ist.
Organisation & Koordination im Hintergrund
- Laufende Terminpflege im System
- Abstimmungen mit internen Fachbereichen
- Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen
Dokumentation & Systempflege
- Ablage und digitale Dokumentation
- Fortschrittsberichte ergänzen
- Kalender, Aufgaben und Abläufe aktuell halten
Ein Arbeitstag im Büro des Vorstands ist geprägt von Kommunikation, Überblick und Verantwortung.
Wer hier arbeitet, gestaltet das Innenleben der Verwaltung aktiv mit.
Ansprechpartner*innen im Fachbereich: Büro des Vorstands
Deine Ansprechpartner:in
Nicole Dick
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